Circular Externa 100-00005
Colombia

¿En qué consiste?

Esta Circular fue dictada por la Superintendencia de Sociedades de Colombia para regular a los fiscalizados¹ respecto de la obligación de reporte a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), en el contexto de prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo. De esta forma, insta a las empresas a realizar un análisis de exposición a estos riesgos y establecer su propio sistema de autocontrol y gestión según las propias características del giro.

Para crear un marco normativo amplio sobre estos temas, se citan normas y estándares internacionales sobre LA/FT que Colombia ha ratificado, así como también las normas colombianas que ilustran este ámbito de prevención.

A partir de lo anterior, se exponen parámetros mínimos para adoptar un sistema de autocontrol y gestión de riesgos, considerando los siguientes aspectos:

Diseño y aprobación del sistema

A cargo de el o los representantes legales, quienes lo presentarán a la junta directiva o máximo órgano social, cuya aprobación debe constar en el acta correspondiente. Si ya se ha aprobado o una política o sistema de prevención, tal deberá ser revisado para corroborar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Circular.
Fuente: Superintendencia de Valores y Seguros

Ejecución

La junta directiva o máximo órgano social proveerán al representante legal de los recursos tecnológicos, humanos y físicos, para el adecuado cumplimiento del sistema.Fuente: Superintendencia de Valores y Seguros

Seguimiento

Para asegurar la ejecución y cumplimiento, se designará a un oficial de
cumplimiento que reportará de sus gestiones al representante legal a lo menos semestralmente, quien mantendrá informada de sus gestiones a la junta directiva o máximo órgano social.

Cumplimiento

Se exigirá el cumplimiento del sistema de prevención, estableciendo
sanciones o incentivos para garantizar la observancia de los controles en las operaciones, negocios o contratos que realiza la empresa, los que deben ser apropiadamente acreditados.

Comunicación

La junta directiva o máximo órgano social proveerán al representante legal de los recursos tecnológicos, humanos y físicos, para el adecuado cumplimiento del sistema.Fuente: Superintendencia de Valores y Seguros

Capacitación

Para asegurar la ejecución y cumplimiento, se designará a un oficial de
Implementada de manera tal que los colaboradores puedan identificar
cuando una operación es inusual o sospechosa y deba reportarse, el medio para hacerlo y a quién reportar. Ésta debe ser a lo menos anual.

En este contexto, cobra especial relevancia el análisis de actividades de riesgo, la debida diligencia de contrapartes en general (clientes, PEPs, proveedores, asociados, trabajadores, entre otros), el control del manejo de dinero en efectivo al interior de la empresa y los reportes a la UIAF de las operaciones sospechosas.

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